为什么做秘书必须要漂亮

秘书的漂亮指的是礼仪形象，礼仪形象也间接影响到企业的形象。

像任何工作一样，秘书工作是非常细致和重要的。秘书是老板的左膀右臂，她的工作态度和为人处世不再是个人行为，可直接影响到老板的工作效率和公司形象。

秘书要待人态度和善、有爱心、工作勤奋、有责任感和主动性应当是一个秘书所具有的基本素质。秘书应当是一个做事主动的人，不惹麻烦，而且还要听话，老板说什么就去做什么，因为她不需要发明创造。

秘书的职业要求

秘书要善于耐心倾听和正确理解别人的发言，要能从别人的冗长、反复的发言中找出要领，或是从众口交加、激烈争论中抓住重点，并且能转化为自己清晰简明的语言加以复述。

秘书的大部分工作都有章可循，并严格按照政策和规章制度办事。但有些工作，尤其是事务性工作，在特殊的时间、地点、条件下，也常会出现意想不到的情况。秘书人员要有遇急不慌、临危不惧、处事冷静的应变能力，处理问题既要符合原则，又要有一定的机动性和灵活性。

学习能力差的情商低能当美容化妆美甲的秘书。现代秘书应具备专业能力，上传下达能力，组织协调通力，适应能力，应变能力，公关能力，现代秘书应具备素质有，要有分寸，谦虚礼貌，有敏感意识，有责任心和平常心，有极高的忠诚度保守秘密。

行为是指人的行动和行为。从礼仪开始，人们就非常重视礼仪与礼仪的关系。早在春秋时期，孔子就提出了“不礼勿动”的观点，即人的一切行为举止都必须符合礼仪规范。在英语中，礼貌和礼仪是同一个词。因此，行为作为表达人类思维和意志的“第二语言”，在人际交往中受到高度重视。

注意礼貌，一方面是为了在人际交往中表现出对对方的友谊和尊重，让自己能被对方接受。另一方面，是遵守人们在特定时间和地点给予的一些特殊禁忌。从事秘书工作的同志一定要认真学习和掌握礼仪，使自己在办公室的“三服”工作中举止得体，举止得体，表现出良好的形象和素质。

具体来说，秘书的方式表现在以下六个方面。

1尊重

秘书经常代表工作中的机关和领导，要充分尊重联系，体现“尊重第一”的原则。比如秘书和别人说话时，不要站在或坐在比对方高的位置，以免给人“居高临下”的感觉。不要把头靠在椅背上，也不要把腿弯得很高，更不要抬起脚趾直接指着对方，以免给对方一种散漫傲慢的印象。如果对方是异性，就要和对方保持一定的距离，以免让对方觉得不方便或者产生误会。

在交谈过程中，你应该用双眼看着对方，充满活力，看起来专注，不时点头表示你在听。这个时候，如果环顾四周，看上去心不在焉，看上去疲惫不堪，很容易被认为是对谈话不认真或不耐烦；如果你跳舞，告诉别人怎么做，大声说话，会让对方觉得傲慢、自大、轻浮。

2自然

秘书举止自然，避免虚伪、做作、刻板、拘束、勉强。比如秘书在与人交往时应该微笑着表示善意和热情，而不是微笑或试图取笑别人，这样很容易给人一种刻意讨好的感觉。再比如，你可以在开心的时候露出自然的笑容，而不是侧过头，笑着笑着，像没人看一样。打手势时，四指并拢，避免抬起小指。和熟人相处，要和善随意，而不是坐以待毙，不苟言笑。

3稳定的

秘书工作复杂琐碎，但没有遗漏，这就要求秘书行为稳定可靠，有条不紊，忙而不乱。只有这样，才能展现出我们独特的内涵。

比如报道工作的时候，要安详、能言善辩、谈吐自如。拿起物品时，首先要看清情况，然后才能用眼睛看到。在会议室就座时，要小心翼翼，稳稳地坐下，不要东倒西歪，东一步西一步，把座位拉来拉去，有意无意地造成扰民噪音。敲门时，用手指轻敲，不要拳打脚踢；关门时，双手轻推，不要用力扔，也不要用脚踢。遇到一些突发情况，要保持冷静，从容应对，而不是大吼大叫，上蹿下跳，人为渲染紧张情绪。

4有尊严的

秘书的静态姿势要端庄。中国传统上有“立如松、坐如钟、卧如弓”、“头直、肩平、胸宽、背直”、“色：宜和、宜静、宜壮”等一系列礼仪要求，都讲礼仪中的谦美，这些要求也适用于秘书。

5慷慨的

秘书应该举止洒脱，而不是拘谨小气。比如在交流中，不管对方是什么身份，都要自然地看着对方的眼睛。如果你总是不敢面对对方的眼睛，或者你的眼睛稍微碰到对方的眼睛，你会立刻避开他们。顶多是害羞，小家子气；最坏的情况会被理解为心虚、气急或者别有用心。

6优雅的

如果秘书的礼仪能优雅精致，就达到了礼仪的高级水平。在工作中，一些粗俗下流的行为可以说是秘书工作者的禁忌。比如有的同志，不分场合，在别人面前抠鼻孔、抠耳朵、抠牙齿、抠牙龈、甩鼻子、打喷嚏、修剪指甲、挠痒痒、拖袜子、脱鞋，很不雅观，很不礼貌。比如，虽然各地的人都以女性为主，比较宽容，但是有些女性秘书举止不像话，有些穿带指甲的高跟鞋，磕地，有些在公共场合肆无忌惮的化妆化妆化妆；有的人在人前有意无意地叉开腿站着，甚至蹲着坐着。这些“非淑女运动”不堪入目，不光彩。

古人云：“肚子里有诗词书法。”是一个人内心充实、视野开阔的表现，是一个人阅历和自信的自然流露。As 秘书工作人员，除了认真学习技能之外，还要努力学习，阅读诗词书籍，加强自身修养，提升精神境界。这样才能潜移默化地培养优雅的气质和风度。

文秘接待办公室礼仪知识大全

　文秘工作不可避免会接待来访，以下是我为你整理文秘接待办公室礼仪，希望对你有帮助。

　接待来访礼仪

　人们经常会出于各中原因来办公室找秘书，所以秘书人员要掌握接待来访者的礼仪，这不但涉及到组织形象问题，对秘书工作能否顺利开展也有很大关系。

　如果因工作繁忙暂时无法接待来访者，应首先致歉然后询问来访者是稍作等待还是另约时间，切不可让他人无故等太久。当来访者是上级或长者时,秘书要站起来握手以示欢迎。来访者是为了说明某些问题，一定要有耐心听完别人的话，而且要用你的表情和行为表明你是在认真的倾听。在交谈过程中，不要随意承诺;当出现矛盾和意见分歧时，要克制自己的情绪，以平和的态度处理。

　在交谈处理事务过程中,能立刻解决或答复的问题要及时处理,不能摆架子或故意拖延时间;对于不能马上解决的问题，要向来访者说明理由，另约时间予以解决或商讨。如果来访者来访时间过长而你又有其他事情要做，可以委婉地提醒或以看手表、起身等行为身体语言告诉对方结束谈话。切忌不可以敷衍、不耐烦的生硬态度草草结束谈话，给对方留下不良印象，从而影响组织和单位形象。

　拜访礼仪

　对外联系是秘书工作的重要内容之一，出于各种原因，秘书人员经常要拜访他人。了解和掌握拜访礼仪，可以帮书秘书人员圆满顺利地完成工作任务。

　拜访时首要的礼仪是准时赴约，一般情况下要提前3—5分钟到达。万一出现意外的紧急情况要迟到时，一定要打电话向对方说明理由，表示歉意。为了表示尊重，拜访一般提前3—5天预约，赴约前一天再次确认一下时间和地点。没有特别的'情况，一般不要突然拜访，以免打乱对方的工作安排。与求见人见面后,如果是初次见面要主动自我介绍,如果是熟人,也要先问候并握手致意。谈话时应开门见山，不要海阔天空，浪费时间。说话时要注意对方的反应，要给对方讲话、答复的时间，不要一个人滔滔不绝。对对方的举动要十分敏感，当对方有结束谈话的意思时要及时起身告辞，切忌死赖不走，不知趣。

　汇报工作时的礼仪

　向上级汇报工作是秘书的重要工作内容之一。秘书人员掌握正确的汇报工作的礼仪，一方面可以给上级留下良好的印象，同时也可以畅通无阻地和领导交流，提高办事效率。

　由于领导工作繁忙，秘书人员和领导约好的谈话时间一定要严格遵守，不可失约。恪守时间是秘书人员的基本素质要求之一。赴约时不要过早抵达以免领导还没做好准备而出现难堪的局面;也不要迟到，让领导等候。进领导办公室前，要轻轻敲门，经允许后方可入内。如果领导办公室的门是开着的，也要敲门以提醒领导及时调整好自己的状态。

　汇报时，要以注意举止文雅大方，谈吐得体。语速语调适中，吐字清晰。语言简练，条理清楚。汇报过程中，领导有任何的意见和建议要及时纪录下来以便谈话结束后整理补充原有的材料。汇报结束后，如果领导谈兴犹浓，不可有不耐烦的表现，要等领导表示结束后方可告辞。告辞时要整理好自己的衣着、座椅等，当领导送别时要主动说“谢谢”、“请留步”等以示礼貌

　办公室仪容礼仪

　在办公室里，秘书人员要树立整洁、端庄的个人形象。如果单位有统一的服装，无论男女都应尽量穿着工作服。如果没有，在办公室里要尽量选择较保守的服装。男士以西装为主，女士以职业装为主。女士的着装要端庄大方，不要过于暴露或前卫。化妆要以淡妆为主。男士夏天切忌在办公室穿拖鞋、短裤和背心等衣服。休闲装、运动装等也不适于办公室的工作环境。

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　 2018年秘书考试经典案例分析题(6)

　案例一

　打扮自己未来

　发远机械制造公司最近来了一个秘书叫李兰，她在工作方面没有什么问题，也非常勤快，可在形象上，就是给人不太得体的感觉。有那么一天，李兰气喘吁吁地从外面办事回到公司;满头大汗。她忘了擦汗，就像个假小子一样开始给客户打电话。同事见她头发沾在眼角边，便说：“小李，看你出了那么多汗，去补个妆吧。”“没什么的。”小李有些不在意，继续埋头干活。过了不久，李兰又以一副新面孔展现给公司的同事，她脸上的粉擦得那么厚，整个一戏台上的媒婆，差点吓了同事一跳。可能是性格的缘故，李兰对自己的外在形象是不怎么太在意，或者即使在意也处理不当，这也许是她的一大缺陷。

　思辨题

　1李兰有哪些不太得体的地方

　2秘书良好的职业形象主要表现在哪些方面

　3秘书“包装”时，应如何处理追求时尚前卫与职业装束之间的关系

　分析与评述

　作为秘书，能够给你的上司或者同事营造一种赏心悦目并且以此来推动他们工作的印象也非常重要。在这方面，如何对自己的装扮作出适当的选择便有很大讲究。作为秘书，必须养成随时随地注意保持自己良好的职业形象的习惯，因为无论是你接电话时说话的口气，还是与客人交谈时的坐姿，都代表着公司的形象。所以，可以说，秘书个人在衣着打扮上的爱好和习惯，早已超越了其本身的审美情趣，它是公司整体形象的客观要求。其实，秘书化妆应该是浓一点还是淡一点好，并没有什么标准，只要与自己的肤色脸型相配，又与办公室的工作环境相协调就行。在讲究“包装”的今天，秘书如果一味地追赶潮流，将所有流行的、前卫的东西都带到办公室，可能会给工作带来一些意想不到的麻烦。妙龄花季，追求时尚与前卫，并不是说她们不美，而是这些标新立异与工作环境不协调。因为公司领导与一般的员工相比，特别是与秘书的年龄相比，年龄普遍偏高，而且男性的占多数。他们的审美情趣不仅没有秘书那么前卫时尚，可以说还有些保守甚至落后。在他们眼里，如果秘书化妆打扮标新立异，则有可能被看作庸俗和轻浮的象征。另外，化妆要同周围环境相协调，不可在公司里显得太扎眼，而应基本随大流，同时还要同自身年龄、身份相协调。平时女同事之间可以互相交流、互相提醒。

　案例二说话得体

　某天上班时间内，老总走到策划部主管高慧的身边突然问了一个莫名其妙的问题：“小高，我问问你，‘美眉’是什么意思”高慧忍不住地笑了：“您是不是也想找个美眉”“哪里，美眉是什么玩意儿我都不清楚，我找它干什么”老总说，“我在家老听我孩子说美眉什么的，我问他什么意思，他只朝我傻笑不告诉我，今天我听见我的秘书在我办公室也说‘美眉’这个词，所以好奇，问问你。”“是这样的，美眉是指因特网上那些漂亮的女孩。因为人们在网上聊天的时候，如果称这些女孩为‘妹妹’，可能觉得太俗;称美丽的姑娘吧，又可能让人觉得太轻浮，所以‘美眉’的叫法就流行起来。原先是在网上，现在有些人在日常生活中也这么叫了。‘美眉’的写法有很多种，有的写成‘美媚’，也有的写成‘美妹’，有的干脆写成‘MM’，一般都写成‘美眉’。”、“噢，原来如此!”老总点点头然后回到了办公室。下班的路上，高慧特意走到老总的秘书小张面前提醒道：“在上班的时候，最好不要用‘美眉’这类新潮的词汇。”，“头儿今天是不是对我有什么意见”小张解释说，“上午我在办公室帮他整理材料，我一个同学打我的手机，我无意中说漏了嘴。”“他倒是没什么意见，只是好奇。”高慧说，“只不过今后要稍微注意一点，在领导面前少说那些一般人听不懂的时髦词汇或句子。”“看来我是得注意一下了。不记得是哪本书说过，像他们这种年纪大而又有地位的男人，观念最保守，审美情趣最落后。今后说话要是不注意一点，让他们看不惯，说不定哪天我的饭碗被他们砸了，自己还不知道怎么回事。”“你说到哪儿去了!”高慧笑着说，“你觉得他们就那么顽固吗不过，反过来你想想，如果某个人一天到晚老跟你说唐诗宋词，你是不是也不会习惯”“那倒也是，我从来就不喜欢这些陈得发霉的东西。”“另外，我昨天下午听你打电话时，说‘下午十五点钟’，这种说法也不太好，容易听成‘下午五点钟’。所以最好直接说成‘下午三点钟’。”，“那是上海分部的黄**。她说话一半中文，一半英文，半土半洋;我只不过是在电话里重复确认她所说的时间。”“正因为对方是这么说的，所以你在重复确认的时候，就更应该纠正过来，尽量避免误会。”

　思辨题

　1为什么高慧特意走到老总的秘书面前提醒道：“在上班的时候，最好不要用‘美眉’这类新潮的词汇”

　2秘书在工作中应如何对待诸如网络语言等当代的文明成果

　3作为职业秘书，在工作场合如何才能养成使用规范语言的习惯

　分析与评述

　秘书的职业特点要求其必须得开口，可是作为一个常人又不是每每发言都能适当得体，最保险的方法就是你在平时就要摸清上司的脾气与习性，在自己说话的关头多多控制自己的舌头。一其实，像“美眉”这类词汇，并不是像某些人说的那样，跟黄头发、绿头发一样，都是舶来的精神垃圾，相反，这类词汇跟因特网、MP3和数码相机一样，都是当代的文明成果，我们没有理由否定，也不可能因为有人否定而消亡。作为现代都市时尚的先锋，作为公司白领阶层的秘书，不可能让她们远离“美眉”这类词汇，都变成听话的“三好学生”。但是，正如西装革履不适合打网球一样，作为职业秘书，在工作场合，应尽量避免使用大多数人暂时还听不懂或者听不惯的语言，养成使用规范语言的习惯。

　案例三说话艺术

　事例一：一宇不当，险失合作良机一外地客商到某地某公司商谈投资合作事宜，公司上下非常重视，早早做出了各种安排。公司经理拿出专门的时间，在会客室专候，并准备了烟茶水果，还派自己的秘书提前在公司门口等候。客商迸公司大门后，迎候在门厅的公司经理秘书马上上去和客商握手，可能是知道事情的重要性，反倒有些紧张，竟然对客商说：“我们经理在那边(指会客室)，他叫你过去。”客商一听，当即非常生气：他叫我去我又不是他的下属，凭什么叫我你们现在就是这样对待合作者的那以后还了得合作应当是关系平等的。于是这位客商回答说：“贵公司如有合作诚意，叫你们经理到我住的宾馆去谈吧。”说完拂袖而去。

　事例二：一言不当，令其他部门不悦“喂，财会室吗我是总经理办公室。今年全年的工资统计表你们做出来了吗”这是某公司总经理办公室的秘书在给公司的财会室打龟话。财会室回答说：统计出来了。这位秘书又说：“我正在给领导写年终总结，急等着要这个表，你给送来吧。”财会室的人听了这话，有些不高兴了，说：“我们也正忙着，你自己来抄好了。”“叭”，电话断了。

　事例三：一语不慎，加深领导缝隙某公司两位领导A和B本来关系就有些紧张，因为工作上的不同意见，也因为涉及自己领导前途的一些斗争。但是这种矛盾还是很隐蔽的，表面上两个领导的关系也还过得去。但是不久，正巧上级来了一个工作检查组，在陪同问题上，A领导认为两个领导中有一人陪同就行了，不必两人都去。于是让秘书去传达一下自己的看法，不料秘书在向领导B转达领导A的意思时，却把话说成：“A领导说啦，你去他就不去了。”B听了，心里思忖：我去他就不去，这是什么意思虽然勉强去了，但是心理越发不是个滋味。后来在一次会议上，这种长久潜伏下来的不快终于爆发了，弄得会议不欢而散，两个领导的矛盾一下子成了公司人尽皆知的秘密。事情越闹越大，还是上级领导出面才解决了。

　思辨题

　1如果那位秘书不说“叫”，而说“请”，情况又会如何呢

　2如果那位秘书换一种口气，请求对方给予支持协助，情况又会如何呢

　3秘书说话技巧主要有哪些

　分析与评述

　说话是一门艺术。俗话说，“会说话的令人笑，不会说话的令人跳”。秘书人员工作在领导中枢，负有沟通上下左右关系的责任，如果说话不讲究艺术，有时会带来不良或严重后果。所以在交际过程中秘书一定要掌握好说话的艺术。秘书说话关系甚大，所以秘书一定要学会怎样说话。