绿化工程档案资料的整理和装订有哪些要求

　　关于城建档案盒面、档案盒脊背、案卷封面、

　　案卷封底及案卷目录打印的说明

　　为了科学地保管好城建档案，统一城建档案整理的规范化、标准化，我馆对城建档案的档案盒面、档案盒脊背、案卷封面、案卷封底、卷内目录要进行标准化打印，现对打印的要求如下(字体的设置、内容两者之间的间距是一个基本值，这个基本值可以有一定的误差，不可能是绝对，但不能误差太大)。

　　一、 档案盒面

　　打印盒面的纸张（无酸纸）要同档案盒的颜色相一致，盒面内容的右边距要均匀，纸张粘贴在档案盒“城建档案”字样的下面，不得覆盖档案盒的“城建档案”字样；其纸张的边缘刚好贴在档案盒红线框内，不得覆盖红线。

　　1、一个档案盒内最多只能排放四个案卷；

　　2、“案卷题名”字样，用宋体二号字，粗黑；

　　3、案卷题名的内容：宋体，二号字，粗黑，字体缩放50%，字距不得太疏，一个案卷的名称要在一行范围内完成（如果案卷名称文字过多，则适当调整字体缩放的大小），要有下划线，如有多个案卷，其下划线要对齐，从整体看上去要美观；

　　4、“责任者、编制日期、移交单位、密级、保管期限、本项目共有档案、存放地址”等字样，用宋体，小四号字，粗黑；

　　5、“责任者、编制日期、移交单位、本项目共有档案、本盒共几卷、卷次为第几卷”：宋体，四号字，粗黑，字体要缩放80%，要填写的内容下一定要有下划线，“责任者、编制日期、移交单位”的下划线一定要对齐；

　　6、“编制日期”要用阿拉伯数字填写，在年月日要用“”，如果有时间范围，则要用“～”隔开，如“200109～200305 。

　　7、“密级、保管期限”的内容由我馆填写；

　　8、盒面样式（见附录A）。

　　二、 档案盒脊背

　　1、打印脊背的纸张要用A4纸（无酸纸），纸张的颜色要跟档案盒的颜色差不多，脊背的高度要同档案盒的高度一样，脊背的内容有档号、案卷题名、存放地点；

　　2、脊背的内容最多有四个案卷题名，每一竖行打印一个案卷题名，案卷题名的排列一定要按我馆规定的案卷顺序排列，其排列要从脊背的左侧排起；档案盒只有一卷内容时，案卷题名要排在脊背的正中，有多个案卷时，其排列方法依法类推；

　　3、档号：宋体，四号字，粗黑；

　　4、案卷题名：宋体，四号字，粗黑；

　　5、案卷题名的内容：宋体，四号字，粗黑，字间距不能太疏，如内容太长，字体可适当缩放（例如字体缩小90%）；

　　6、存放地点：宋体，四号字，粗黑；

　　7、其中“档号、存放地点”的内容由我馆填写。

　　8、脊背样式（见附录B）。

　　三、 案卷封面(16开、8开)

　　1、案卷封面样式由我馆提供，其样式要与我馆印刷的样式封面一样；

　　2、不需要填写的内容（由我馆填写），“档号，档案馆代号”；

　　① 档号：宋体，三号字，粗黑，字体缩放90%；

　　② 档案馆代号：宋体，三号字，粗黑，字体缩放90%；

　　3、需要填写的内容：

　　①、案卷题名：宋体，一号字，粗黑，字体缩放50%，缩放字间距不能太疏，案卷题名如果在一行范围内不能完全打印，可分二行打印；

　　②、其它内容：宋体，四号字，粗黑，字体缩放90%；

　　③、“编制日期”要用阿拉伯数字填写，在年月日要用“”，如果有时间范围，则要用“～”隔开，如“199703～200311”。

　　四、 案卷封底(16开纸、A4纸)

　　1、案卷封面样式由我馆提供，其样式要与我馆印刷的样式封面一样；

　　2、要填写的档案材料、文字材料、图样材料的页数以及照片的张数：用宋体，小四号字，粗黑；

　　3、立卷人、审核人、技术审核人、档案接收人、日期：用宋体，小四号字，粗黑；

　　4、日期要用阿拉伯数字填写；

　　5、立卷单位对案卷完整准确情况的说明、接收单位的审核说明要填写的内容：宋体，四号字。

　　五、 卷内目录(16开纸)

　　1、纸张上面最边缘离表格的首行的距离为35毫米，在此范围内要填

　　写“卷内目录”，把“卷内目录”排在正中，“卷内目录”设置为：黑体，二号字；

　　2、表格首行的内容：宋体，四号；

　　3、表格首行的高度为20毫米；

　　4、表格的左边距为26毫米,右边距为10毫米。

　　5、表格一定有15行空白行表格，可以在表格内填写内容，每一行表

　　格的高度为13毫米左右，填写的内容设置为：宋体，五号字（除序号的填写的内容为宋体，四号字外）。

　　6、卷内目录（16开纸）样式：（见附表C）。

　　六、 卷内目录(A4纸)

　　1、纸张上面最边缘离表格的首行的距离为35毫米，在此范围内要填写“卷内目录”，把“卷内目录”排在正中，“卷内目录”设置为：黑体，二号字；

　　2、表格首行的内容：宋体，四号；

　　3、表格首行的高度为20毫米；

　　4、表格的左边距为26毫米,右边距为10毫米。

　　5、表格一定有15行空白行表格，可以在表格内填写内容，每一行表

　　格的高度为14毫米左右，填写的内容设置为：宋体，小四号字（除序号的填写的内容为宋体，四号字外）。

　　6、卷内目录（A4纸）样式

一,分类调卷

我所文书档案的分类方案是按问题分类,即综合管理类,综合统计类,规章制度类,党群纪检类,人事教育类,科研管理类,外事管理类,技条基建后勤管理类,安全保密类,公司管理类十大类,能够涵括我所所有事务活动有些单位是按部门分类,这样产生的后果是如果部门进行调整,工作性质有交叉后,不利于档案分类的连续性

将兼职档案员所立案卷认真检查,按分类方案比对调整后,再按我所文书档案保管期限表对每一类中的档案保管期限进行调整

二,装订

一般按一份文件为一件进行装订,批复和请示可装订为一件,若太厚也可分为两件,同样,正文和附件,正本与草稿,来文与复文都可视情况分别装订不过在文件排序时就应相对集中放在一处,若是完成立档工作后才归来的文件也可放在最后,不必改动前面的档号

在装订方式上,可用不锈钢订书钉装订,若过厚,才采用三针法线装

三,加盖档号章,编页码

在每一件的右上角加盖文书档案档号专用章,填写其中内容,内容包括全宗号,年度,室编件号,机构或问题(分类号),保管期限,馆编件号六项,这里着重是室编件号的填写,室编件号一定要从不同分类,不同保管期限的最低一级顺序从"1"开始标号,比如永久保管综合管理类档案有10件,那么就从"001"编至 "010",长期保管综合管理类有档案10件,那么又从"001"编至"010",这样编制的好处是有新增加档案可以从最后顺序加入,而不影响前后其它档案的档案号

逐件从"1"编页码

四,录入

将文件目录以"件"的方式录入计算机,以便查询

五,档案盒

根据不同分类不同保管期限的档案厚度选择相应的档案盒,原则是同一分类同一保管期限的档案装在一个盒内,但某一分类档案过少时也可多个分类的档案放入同一盒内,在盒脊处"机构(问题)"栏处相应地标明多个分类号

六,备考表

将备考表填写好后放入每盒的最后页

经过上述五个步骤,一年的文书档案就整理完毕了,显而易见,新方法整理档案有如下优点:

1整理方便快捷每件加盖档号章及用订书钉装订的时间远远低于原来案卷组卷时每卷加封面封底,拟写50字以内的案卷标题,用线装订的时间,档案整理的效率提高了

2利于保密新方法整理后的档案可以针对性较强的借阅利用某一档案,而不必因为利用一件而借出一卷,利于档案的保密

3充分利用档案室保存空间取消了案卷封面封底,而且可以多个分类档案放入同一卷盒中,这样充分利用了档案盒的空间,进而节约了档案室的保存空间,随着日后档案的增加,这一优势会更加明显

4容易调卷分类错误或档案进馆时,档案存在调卷的问题,案卷级组卷方式在这方面就尤为麻烦,而且容易破坏档案,而调整件盒级组卷时,就只须改变一下排列件号,相对容易了许多

5查阅方便在计算机中输入关键词进行查询,更为快捷直观

缺点:新方法要求将档号章直接盖在档案上,这个做法我认为有些不妥,值得探讨!